En Які пункти зобов’язаний організувати директор компанії в частині ведення бухгалтерії та звітності?
Директор будь-якої компанії, в тому числі будівельної, може бути притягнутим до адміністративної, фінансової та кримінальної відповідаьності за невиконання або не належне виконання своїх обов’язків. В залежності від характеру та серйозності порушення, покарання може сягати позбавлення волі на термін до 10 років та необмежений штраф шляхом компенсації активів. Тому, тут не до жартів.
1. Працевлаштування нелегального працівника – 5 років ув’язнення та штраф до £20 000
Penalties for employing illegal workers – GOV.UK (www.gov.uk)
Як у директора компанії, у вас повинна бути створена папка на комп’ютері чи планшеті для зберігання даних що стосуються компанії. Серед іншого так повинна бути папка, що називається Employee та папка Subcontractors.
Щодо кожного працівника чи субконтрактора:
- фото паспорта
- документ, що підтверджує адресу
- документ, що підтверджує право працювати в UK – BRP або Share Code
- NIN та UTR
- щодо найманих працівників підписаний трудовий договір
- щодо субконтракторів підписані базові умови співпраці
- щодо субконтракторів, Public Liabilities Insurance
2. Відсутність або порушення норм ведення та зберігання бухгалтерських записів – штраф в розмірі £3000 щодо кожного періоду
В XXI сторіччі ви не маєте права не використовувати технології.
Є ряд програм ведення бухгалтерії, котрі передбачають можливість впорядкованого зберігання всієї первинної та вторинної документації як щодо дохідної так і розхідної частини вашого бізнесу. Ціна питання £15 – 35 в місяць. Штраф за одне порушення компенсовує 8 років оплати програми (£3000/30/12).
Фактично, все знаходитиметься в одному місці. Всі інвойси, всі чеки, проплати субконтракторам, всі дані знаходитимуться в впорядкованому режимі в одній програмі. На випадок чи то VAT перевірки, чи перевірки Unallocated CIS, всі необхідні підтверджуючі дані знаходитимуться на відстані декількох кліків. Тому, тут без варіантів, директор просто зобов’язаний використовувати таку програму.
Якщо ви не використовуєте програму ведення бухгалтерії – ви/ваш бухгалтер знаходиться на межі 2000 – 2005 років.
3. Фальсифікація бухгалтерських записів – до 7 років + конфіскація майна
Фальшивий бухгалтерський облік вважається шахрайством і підпадає під дію Fraud Act 2006 and Theft Act 1968. Залежно від того, що сталося та яку роль ви відігравали, вас можуть засудити до позбавлення волі на строк від шести місяців до семи років, також можуть вимагати сплатити штраф.
Єдиний вихід – не займатися подібними речами.
4. Несвоєчасна подача звітності в Companies House – штраф в розмірі до £3000
Late filing penalties – GOV.UK (www.gov.uk)
Слід розуміти період компанії, що триває з дати реєстрації протягом слідуючих 12 місяців. Компанія зареєстрована 23/10/2023 матиме період 23/10/2023 – 31/10/2024. Звіт щодо такої компанії повинен подаватися не пізніше 9 місяців від закінчення періоду тобто до 31/07/2025.
ВИСНОВОК: незнання законів не звільнятиме від відповідальності, зрозумійте основні обов’язки та виконуйте їх
